Συμμόρφωση
GDPR

Πελάτης / Υπεύθυνος Επεξεργασίας: Το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η επιχείρηση ή ο οργανισμός που χρησιμοποιεί την πλατφόρμα Managic και εισάγει, αποθηκεύει, οργανώνει ή επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μέσω αυτής (εφεξής «ο Πελάτης», «ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας»).

1. Αντικείμενο της Σύμβασης

Η παρούσα Σύμβαση ρυθμίζει τους όρους υπό τους οποίους η Εταιρεία επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό του Πελάτη, στο πλαίσιο της παροχής της διαδικτυακής πλατφόρμας Managic και των σχετικών υπηρεσιών φιλοξενίας, υποστήριξης, συντήρησης, ασφάλειας και λειτουργίας.

2. Ρόλοι των Μερών

Ο Πελάτης ενεργεί ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που εισάγει ή διαχειρίζεται μέσω της πλατφόρμας, καθορίζοντας τους σκοπούς και τα μέσα της επεξεργασίας, στο μέτρο που αυτό προβλέπεται από τη νομοθεσία.

Η Εταιρεία ενεργεί ως Εκτελών την Επεξεργασία και επεξεργάζεται τα δεδομένα αποκλειστικά για λογαριασμό του Πελάτη και σύμφωνα με τις τεκμηριωμένες οδηγίες του, όπως αυτές αποτυπώνονται στους Όρους Χρήσης, στην παρούσα Σύμβαση, στις ρυθμίσεις της πλατφόρμας και σε τυχόν νόμιμες έγγραφες οδηγίες του Πελάτη.

3. Διάρκεια της Επεξεργασίας

Η επεξεργασία πραγματοποιείται για όσο διάστημα η Εταιρεία παρέχει την Υπηρεσία στον Πελάτη και για όσο απαιτείται εύλογα μετά τη λήξη της σχέσης, αποκλειστικά για σκοπούς διατήρησης ασφαλείας, κύκλου αντιγράφων ασφαλείας, συμμόρφωσης με νομικές υποχρεώσεις ή θεμελίωσης, άσκησης ή υποστήριξης νομικών αξιώσεων, σύμφωνα με τους Όρους Χρήσης, την Πολιτική Απορρήτου και το εφαρμοστέο δίκαιο.

4. Φύση και Σκοπός της Επεξεργασίας

Η επεξεργασία περιλαμβάνει κάθε πράξη που είναι αναγκαία για την παροχή, λειτουργία, υποστήριξη και ασφάλεια της πλατφόρμας Managic, όπως ενδεικτικά συλλογή, καταχώριση, οργάνωση, αποθήκευση, δομή, ανάκτηση, αναζήτηση, χρήση, διαβίβαση, περιορισμός, διαγραφή ή καταστροφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Ο σκοπός της επεξεργασίας είναι η παροχή της Υπηρεσίας στον Πελάτη, η φιλοξενία και ασφαλής λειτουργία της πλατφόρμας, η τεχνική υποστήριξη, η αντιμετώπιση σφαλμάτων, η διασφάλιση ακεραιότητας και ασφάλειας, η παρακολούθηση συμβάντων, η λήψη αντιγράφων ασφαλείας και η εκτέλεση νόμιμων ή συμβατικών υποχρεώσεων της Εταιρείας.

5. Κατηγορίες Δεδομένων και Υποκειμένων

Ανάλογα με τον τρόπο χρήσης της πλατφόρμας από τον Πελάτη, η επεξεργασία μπορεί να αφορά κατηγορίες δεδομένων όπως:

• στοιχεία ταυτοποίησης και επικοινωνίας, όπως ονοματεπώνυμο, email, τηλέφωνο, διεύθυνση,
• στοιχεία λογαριασμού και πρόσβασης,
• στοιχεία προγραμματισμού, ραντεβού, τάξεων, μαθημάτων ή οργανωτικών διαδικασιών,
• στοιχεία πελατών, συνεργατών, εργαζομένων ή λοιπών επαφών του Πελάτη,
• οικονομικά ή διαχειριστικά στοιχεία, στο μέτρο που τα εισάγει ο Πελάτης,
• αρχεία επικοινωνίας, tickets υποστήριξης, attachments και logs.

Τα υποκείμενα των δεδομένων μπορεί να περιλαμβάνουν, ανάλογα με τη χρήση της πλατφόρμας από τον Πελάτη:

• πελάτες ή υποψήφιους πελάτες του Πελάτη,
• εργαζόμενους, συνεργάτες ή χρήστες του Πελάτη,
• προμηθευτές, επαφές ή λοιπά φυσικά πρόσωπα που σχετίζονται με τη λειτουργία του Πελάτη,
• ανηλίκους ή πρόσωπα υπό ειδική προστασία, μόνο εφόσον ο Πελάτης έχει νόμιμη βάση και ευθύνη για αυτή την επεξεργασία.

6. Υποχρεώσεις του Πελάτη, ως Υπεύθυνου Επεξεργασίας

Ο Πελάτης δηλώνει και εγγυάται ότι:

• η επεξεργασία που ζητά μέσω της πλατφόρμας είναι νόμιμη, θεμιτή και διαφανής,
• διαθέτει κατάλληλη νομική βάση για κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων,
• παρέχει τις αναγκαίες ενημερώσεις στα υποκείμενα των δεδομένων,
• τηρεί τις υποχρεώσεις του βάσει GDPR και κάθε άλλης εφαρμοστέας νομοθεσίας,
• δεν εισάγει ή δεν επεξεργάζεται δεδομένα κατά παράβαση του νόμου, δικαιωμάτων τρίτων ή δεσμευτικών κανονιστικών υποχρεώσεων,
• έχει την αποκλειστική ευθύνη για την ακρίβεια, ποιότητα, νομιμότητα και αναγκαιότητα των δεδομένων που εισάγει στην πλατφόρμα.

7. Υποχρεώσεις της Εταιρείας, ως Εκτελούντος την Επεξεργασία

Η Εταιρεία υποχρεούται:

• να επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνο κατ’ εντολή του Πελάτη, εκτός αν απαιτείται διαφορετικά από το εφαρμοστέο δίκαιο,
• να διασφαλίζει ότι τα πρόσωπα που εξουσιοδοτούνται να επεξεργάζονται δεδομένα δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας,
• να εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την ασφάλεια των δεδομένων,
• να βοηθά τον Πελάτη, στο μέτρο του ευλόγως δυνατού, στην ικανοποίηση αιτημάτων άσκησης δικαιωμάτων υποκειμένων,
• να παρέχει συνδρομή, στο μέτρο του ευλόγως δυνατού και λαμβανομένης υπόψη της φύσης της επεξεργασίας, σε θέματα ασφάλειας, παραβίασης δεδομένων, εκτιμήσεων αντικτύπου και διαβουλεύσεων με αρχές,
• να διαγράφει ή να επιστρέφει δεδομένα μετά τη λήξη της σχέσης, σύμφωνα με τους όρους της παρούσας, εκτός αν απαιτείται διαφορετικά από τον νόμο.

8. Εμπιστευτικότητα

Η Εταιρεία διασφαλίζει ότι κάθε πρόσωπο που ενεργεί υπό την εξουσία της και έχει πρόσβαση σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνο όταν αυτό είναι αναγκαίο για την εκτέλεση των καθηκόντων του και υπόκειται σε κατάλληλες υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας, συμβατικές ή νόμιμες.

9. Τεχνικά και Οργανωτικά Μέτρα Ασφάλειας

Η Εταιρεία εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, λαμβάνοντας υπόψη την τεχνολογική στάθμη, το κόστος εφαρμογής, τη φύση, το πεδίο εφαρμογής, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας, καθώς και τους κινδύνους για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων.

Τα μέτρα αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν, ανάλογα με την τεχνική αρχιτεκτονική της πλατφόρμας:

• έλεγχο πρόσβασης και διαχείριση ρόλων χρηστών,
• ισχυρούς μηχανισμούς αυθεντικοποίησης,
• κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά δεδομένων, όπου είναι εφικτό,
• καταγραφή συμβάντων, logs και μηχανισμούς παρακολούθησης,
• μηχανισμούς backup και διαδικασίες λειτουργικής ανθεκτικότητας,
• διαδικασίες διαχείρισης περιστατικών ασφαλείας και περιοδικής αξιολόγησης,
• περιορισμό πρόσβασης σε παραγωγικά δεδομένα μόνο σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα.

Ο Πελάτης αναγνωρίζει ότι κανένα μέτρο ασφάλειας δεν μπορεί να παρέχει απόλυτη εγγύηση προστασίας.

10. Υποεκτελούντες την Επεξεργασία

Ο Πελάτης παρέχει στην Εταιρεία γενική εξουσιοδότηση να χρησιμοποιεί τρίτους υποεκτελούντες την επεξεργασία, στον βαθμό που αυτό είναι αναγκαίο για την παροχή της Υπηρεσίας, όπως ενδεικτικά παρόχους φιλοξενίας, cloud, email, ticketing, monitoring, backup, authentication, analytics, πληρωμών ή λοιπών τεχνικών υποδομών.

Η Εταιρεία διασφαλίζει ότι κάθε υποεκτελών δεσμεύεται από υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων που παρέχουν επίπεδο προστασίας ουσιωδώς αντίστοιχο με αυτό της παρούσας Σύμβασης.

Κατόπιν αιτήματος του Πελάτη, και στον βαθμό που είναι εύλογο και πρακτικά εφικτό, η Εταιρεία μπορεί να παρέχει ενημέρωση για τις βασικές κατηγορίες ή, κατά περίπτωση, την τρέχουσα λίστα υποεκτελούντων που χρησιμοποιεί για την παροχή της Υπηρεσίας.

11. Διεθνείς Διαβιβάσεις

Εφόσον η Εταιρεία ή οι υποεκτελούντες της διαβιβάζουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, η διαβίβαση πραγματοποιείται μόνο όταν υπάρχει νόμιμη βάση και κατάλληλες εγγυήσεις, όπως απόφαση επάρκειας, τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες ή άλλος έγκυρος μηχανισμός σύμφωνα με το GDPR.

12. Αιτήματα Δικαιωμάτων Υποκειμένων

Αν η Εταιρεία λάβει απευθείας αίτημα από υποκείμενο δεδομένων που αφορά δεδομένα τα οποία επεξεργάζεται αποκλειστικά για λογαριασμό του Πελάτη, θα ενημερώνει τον Πελάτη, εκτός αν απαγορεύεται από το νόμο, και δεν θα απαντά επί της ουσίας χωρίς σχετική οδηγία του, εκτός αν αυτό απαιτείται νομικά.

Η Εταιρεία θα παρέχει εύλογη συνδρομή στον Πελάτη, στο μέτρο του τεχνικά και οργανωτικά εφικτού, ώστε ο Πελάτης να μπορεί να ανταποκρίνεται στις υποχρεώσεις του σχετικά με τα δικαιώματα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, εναντίωσης και φορητότητας.

13. Παραβίαση Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

Σε περίπτωση περιστατικού παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αφορά δεδομένα τα οποία η Εταιρεία επεξεργάζεται για λογαριασμό του Πελάτη, η Εταιρεία θα ενημερώνει τον Πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, αφού λάβει γνώση του περιστατικού, παρέχοντας τις πληροφορίες που είναι εύλογα διαθέσιμες εκείνη τη χρονική στιγμή.

Η ενημέρωση αυτή δεν συνιστά εκ μέρους της Εταιρείας παραδοχή υπαιτιότητας ή ευθύνης. Ο Πελάτης παραμένει υπεύθυνος για την αξιολόγηση του περιστατικού και για την εκπλήρωση των υποχρεώσεών του έναντι εποπτικών αρχών ή υποκειμένων δεδομένων, όπου αυτό απαιτείται.

14. Έλεγχοι και Πληροφορίες Συμμόρφωσης

Κατόπιν εύλογου αιτήματος του Πελάτη, η Εταιρεία παρέχει πληροφορίες που είναι αναγκαίες για να αποδειχθεί η συμμόρφωσή της με τις υποχρεώσεις της ως Εκτελούντος την Επεξεργασία, στο μέτρο που αυτό είναι αναλογικό, δεν παραβιάζει δικαιώματα τρίτων, δεν αποκαλύπτει εμπιστευτικές πληροφορίες ή εμπορικά απόρρητα και δεν θέτει σε κίνδυνο την ασφάλεια της Υπηρεσίας ή άλλων πελατών.

Τυχόν επιτόπιοι ή εκτεταμένοι έλεγχοι διενεργούνται μόνο κατόπιν προηγούμενης έγγραφης συμφωνίας, με εύλογη προειδοποίηση, κατά τις εργάσιμες ημέρες και ώρες, χωρίς να επηρεάζεται η ασφάλεια ή λειτουργία της Υπηρεσίας, και ενδέχεται να υπόκεινται σε εύλογο κόστος διαχείρισης, εφόσον το αίτημα υπερβαίνει τις συνήθεις υποχρεώσεις πληροφόρησης.

15. Επιστροφή και Διαγραφή Δεδομένων

Μετά τη λήξη ή τον τερματισμό της συμβατικής σχέσης, ο Πελάτης έχει τη δυνατότητα, εντός του χρονικού διαστήματος που προβλέπεται στους Όρους Χρήσης ή στην Πολιτική Απορρήτου, να εξάγει τα δεδομένα του μέσω των διαθέσιμων εργαλείων της πλατφόρμας ή κατόπιν εύλογου αιτήματος, όπου αυτό είναι τεχνικά εφικτό.

Μετά την πάροδο του ανωτέρω διαστήματος, η Εταιρεία δύναται να διαγράψει ή να ανωνυμοποιήσει τα δεδομένα από τα παραγωγικά της συστήματα, ενώ τα αντίγραφα ασφαλείας διαγράφονται ή αντικαθίστανται σταδιακά σύμφωνα με τον συνήθη κύκλο διατήρησης backup, εκτός αν απαιτείται διαφορετικά από τον νόμο ή για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων.

16. Ειδικές Κατηγορίες Δεδομένων και Ευαίσθητα Δεδομένα

Εκτός αν η χρήση της πλατφόρμας για συγκεκριμένο σκοπό το απαιτεί και έχει συμφωνηθεί ρητά, ο Πελάτης δεν θα πρέπει να εισάγει στην πλατφόρμα ειδικές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ή δεδομένα υψηλού κινδύνου, εκτός αν διαθέτει κατάλληλη νομική βάση και έχει λάβει τα απαραίτητα μέτρα συμμόρφωσης.

Αν ο Πελάτης επεξεργάζεται τέτοια δεδομένα μέσω της πλατφόρμας, το πράττει με δική του ευθύνη ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας και οφείλει να έχει διασφαλίσει την αναγκαιότητα, τη νομιμότητα και τα πρόσθετα μέτρα που τυχόν απαιτεί η νομοθεσία.

17. Σχέση με τους Όρους Χρήσης

Η παρούσα Σύμβαση αποτελεί αναπόσπαστο μέρος των Όρων Χρήσης της πλατφόρμας Managic. Σε περίπτωση σύγκρουσης μεταξύ της παρούσας και των γενικών Όρων Χρήσης, υπερισχύει η παρούσα μόνο ως προς ζητήματα προστασίας προσωπικών δεδομένων και επεξεργασίας για λογαριασμό του Πελάτη.

18. Εφαρμοστέο Δίκαιο και Δικαιοδοσία

Η παρούσα Σύμβαση διέπεται από το Ελληνικό Δίκαιο. Κάθε διαφορά που προκύπτει από ή σε σχέση με την παρούσα υπάγεται στην αποκλειστική αρμοδιότητα των δικαστηρίων της έδρας της Εταιρείας, εκτός αν προβλέπεται διαφορετικά από αναγκαστικό κανόνα δικαίου.

19. Επικοινωνία

Για οποιοδήποτε θέμα σχετίζεται με την παρούσα Σύμβαση, την προστασία δεδομένων ή την άσκηση δικαιωμάτων και υποχρεώσεων που απορρέουν από αυτή, μπορείτε να επικοινωνείτε με την Εταιρεία στο [email protected] ή στο [email protected].